Wer in irgendeiner Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet, muss den Personen, deren Daten genutzt werden, bestimmte Informationen zur Datenverarbeitung mitteilen. Und das proaktiv und unabhängig davon, ob es sich um eine Direkt- oder Dritterhebung handelt. So schreibt es die Datenschutzgrundverordnung vor. Wichtig ist zudem, wann und in welcher Form diese Informationen übermittelt werden müssen. „Genau dabei unterstützen wir Unternehmen jeder Größe und Branche“, sagt Cornelius Kalk, verantwortlich für den Bereich Datenschutz bei der WENZA EWIV. „Wir prüfen dabei sowohl Datenschutzhinweise als auch die Datenschutzerklärung im Internet.“

Wann muss was mitgeteilt werden?

Sollten Unternehmen direkt bei der betroffenen Person Daten erheben, müssen die Informationen direkt zum Zeitpunkt der Erhebung erteilt werden. Werden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, müssen sie innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens aber innerhalb eines Monats erteilt werden.

Diese Daten müssen zwingend kommuniziert werden:

  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
  • Hinweis auf die Widerrufbarkeit der Einwilligung
  • Empfänger der Daten
  • Geplante Speicherdauer
  • Betroffenenrechte
  • Beschwerderechte bei der Aufsichtsbehörde
  • Kategorien der verarbeiteten Daten
  • Datenquellen

Wie müssen die Daten erteilt werden?

„Viele glauben, dass man die Informationspflicht durch einen einfachen Verweis auf die eigene Website erfüllen kann. Dem ist allerdings nicht so“, weiß Cornelius Kalk. „Je nach Kommunikationsform ist stets eine Mitteilung der Basisinformationen erforderlich! Alles darüber hinaus kann dann über einen Verweis auf die Website kommuniziert werden.“

Unabhängig der Form, ob schriftlich oder elektronisch, ist es wichtig, dass die Informationen in verständlicher Form und in einer klaren, einfachen Sprache übermittelt werden. „Auch bei der Formulierung helfen wir unseren Kundinnen und Kunden gerne weiter“, sagt Cornelius Kalk.

Haben Sie Fragen? Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie die Informationspflichten einhalten? Kontaktieren Sie uns gerne. Die Datenschutz-Profis der WENZA EWIV sind jederzeit für Sie da.

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