Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Beratung der Geschäftsführung, Überwachung der Datenverarbeitung – es gibt einige Aufgaben von Datenschutzbeauftragten, die sich direkt in der Datenschutzgrundverordnung nachlesen lassen. Nur für den Jahresbericht gibt es keine eindeutige gesetzliche Verpflichtung. „Schwierig“, weiß Kent Schwirz, Präsident der WENZA EWIV. „Durch die Umkehr der Beweislast – Unternehmen haben im Zweifelsfall zu beweisen, dass sie den Datenschutz umsetzen – hat jedes Unternehmen nachzuweisen, dass die Tätigkeiten des bestellten Datenschutzbeauftragten tatsächlich stattgefunden haben.“ Deshalb rät die WENZA EWIV, sich von einem Datenschutzbeauftragten einen jährlichen Bericht erstellen zu lassen. Das Unternehmen berät mittlerweile über 4.000 Unternehmen in Sachen betrieblicher Prävention. Dabei stellt die WENZA für die Kunden Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Brandschutz- und Datenschutzbeauftragte.

Datenschutz-Audit

Die Basis eines Jahresberichts im Datenschutz stellt ein sogenanntes Audit. Bei einer solchen Bestandsaufnahme untersucht der Datenschutzbeauftragte den Umsetzungsgrad hinsichtlich der Verantwortlichkeiten, der eingeführten Prozesse, der Anzahl der unterwiesenen Mitarbeiter und der erstellten Unterlagen. „Dabei werden auch Interviews mit Mitarbeitenden und der Geschäftsführer geführt“, erklärt Schwirz. „Die gesammelten Informationen bilden die Basis für den Jahresbericht.“ Idealerweise baut das Audit auf das vorhandene Datenschutzkonzept innerhalb des Unternehmens auf.

Weitere Inhalte eines Jahresberichts sind außerdem Informationen zu den datenschutzrelevanten Vorkommnissen im letzten Geschäftsjahr. „Damit sind die Anzahl von Auskunftsersuchen und möglichen Datenschutzpannen gemeint“, erklärt Schwirz. „Ein Jahresbericht befasst sich somit viel mit der Vergangenheit und gibt immer auch einen Ausblick auf noch zu erledigende Schritte in der Zukunft.

Haben Sie Fragen zu dem Thema? Die Expertinnen und Experten der WENZA EWIV helfen Ihnen gerne weiter!

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